Bạn có bao giờ ngồi hàng giờ để xử lý các file Excel hàng nghìn dòng? Do đó, bạn hiểu rõ cảm giác lo lắng khi dữ liệu bị lỗi. Vì vậy, Warrior Holdings đã quyết định thay đổi. Họ xây dựng hệ thống tự động hóa vận hành thương mại điện tử để giải phóng sức lao động.
Warrior Holdings là doanh nghiệp thương mại điện tử xuyên biên giới chuyên về Dropshipping và Print On Demand (POD). Khi quy mô tăng trưởng nhanh, họ gặp nhiều khó khăn trong quản lý thủ công. Tuy nhiên, sự hợp tác với HILAB đã thay đổi hoàn toàn cục diện vận hành.
1. Thực trạng & Nỗi đau vận hành của Warrior Holdings
Doanh nghiệp thành lập năm 2020. Sau đó, họ mở rộng nhanh chóng trên các sàn Etsy và Amazon. Mô hình POD đòi hỏi sự phối hợp liên tục giữa Seller, Designer và Ops. Tuy nhiên, toàn bộ dữ liệu của họ bị phân tán trên nhiều bảng tính riêng biệt. Do đó, thông tin bị sai lệch và trễ hạn xảy ra thường xuyên.
Cụ thể, họ gặp phải ba điểm nghẽn lớn:
- Giao việc thủ công: Seller và Designer trao đổi thiết kế hoàn toàn qua các kênh chat. Vì thế, công việc dễ bị bỏ sót.
- Quy trình Listing chậm: Việc đăng sản phẩm lên đa sàn tốn nhiều thời gian và không thể mở rộng quy mô.
- Tính lương tay: Việc tính toán KPI và hoa hồng cho nhân sự rất phức tạp. Do đó, kế toán phải làm việc thủ công cuối tháng.
2. Giải pháp từ HILAB: Tự động hóa quy trình nghiệp vụ chuyên sâu
HILAB không chọn giải pháp vá víu tạm thời. Thay vào đó, chúng tôi thiết kế lại toàn bộ luồng vận hành của doanh nghiệp. Hệ thống mới giúp kiểm soát trọn vẹn từ ý tưởng đến đơn hàng cuối cùng.
Đầu tiên là Dashboard quản trị hợp nhất. Toàn bộ chỉ số vận hành được hiển thị trực quan trên một màn hình. Nhờ đó, người quản lý biết ngay năng suất làm việc của từng Designer.
Tiếp theo là tính năng Auto-assign (Tự động giao việc). Khi Seller tạo Listing mới, hệ thống tự động giao task cho Designer phù hợp. Quy trình này diễn ra tự động dựa trên workload thực tế. Nhờ đó, hiệu suất phối hợp giữa các bộ phận tăng 50%.
Đồng thời, hệ thống tự động đồng bộ đơn hàng đa sàn. Đơn hàng từ Etsy và Amazon tự động đổ về một cổng duy nhất. Vì vậy, nhân sự có thể xử lý hàng nghìn đơn mỗi ngày mà không bị quá tải.
Cuối cùng là đo lường KPI và tính hoa hồng tự động. Hệ thống ghi nhận hiệu suất của từng nhân viên theo thời gian thực. Do đó, bảng tính lương được xuất ra chính xác chỉ sau một cú nhấp chuột.
3. Kho tài nguyên thiết kế tập trung
Trong ngành POD, tài nguyên thiết kế thường bị phân tán ở nhiều nơi. Do đó, nhân sự rất khó tìm kiếm file gốc để tái sử dụng.
Để giải quyết, HILAB xây dựng kho lưu trữ tài nguyên tập trung. Mọi thiết kế và nội dung quảng cáo đều được quản lý trên một nền tảng. Vì vậy, đội ngũ có thể cộng tác mượt mà và không lo xung đột phiên bản.
4. Nền tảng công nghệ & Đội ngũ triển khai
| Layer | Công nghệ áp dụng |
|---|---|
| Frontend | NextJS |
| Backend | NestJS |
| Database | PostgreSQL |
| App type | Responsive Web App |
| Vai trò | Số lượng |
|---|---|
| Project Manager | 1 |
| Business Analyst | 1 |
| Backend Developer | 3 |
| Frontend Developer | 2 |
| QA Engineer | 1 |
5. Kết quả thực tế: Sự thay đổi Trước và Sau triển khai
Dưới đây là bảng so sánh sự thay đổi rõ rệt trong vận hành của Warrior Holdings:
| Quy trình vận hành | Trước khi triển khai | Sau khi ứng dụng hệ thống của HILAB |
|---|---|---|
| Giao việc & phối hợp | Trao đổi thủ công qua Zalo, dễ bỏ sót yêu cầu thiết kế. | Tự động giao việc (Auto-assign) dựa trên workload thực tế của Designer. |
| Đăng sản phẩm (Listing) | Nhân viên đăng sản phẩm thủ công lên Etsy/Amazon mất nhiều giờ. | Tự động hóa đăng tải hàng loạt lên đa sàn chỉ với một vài thao tác. |
| Tính lương & hoa hồng | Kế toán mất 2-3 ngày cuối tháng để đối soát thủ công phức tạp. | Hệ thống đo lường KPI tự động, xuất bảng lương chính xác trong 1 click. |
Giờ đây, Warrior Holdings đã loại bỏ hoàn toàn các bảng tính Excel thủ công. Hệ thống mới giúp họ tự tin mở rộng quy mô kinh doanh. Do đó, doanh nghiệp tăng trưởng mạnh mẽ mà không cần tuyển thêm nhân sự vận hành.
Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong vận hành và quản lý dữ liệu? Hãy tham khảo Dịch vụ Phát triển Phần mềm (Software Development Services) hoặc Dịch vụ Trí tuệ nhân tạo (AI Services) của HILAB. Bên cạnh đó, chúng tôi cung cấp các giải pháp tự động hóa như Markee AI và HiChat. Hãy đặt lịch tư vấn miễn phí với HILAB ngay hôm nay để nhận giải pháp tối ưu nhất.
Tìm hiểu thêm về các giải pháp của HILAB: HiChat — Omnichannel Chatbot | HILABDP — Hệ điều hành dữ liệu | Xem tất cả Case Study