ABOGO số hóa quản lý booking và vận hành với Lark

Làm thế nào để quản trị trơn tru hàng chục biệt thự nghỉ dưỡng cao cấp 5 sao mà không gặp tình trạng trùng lịch (double-booking)? Dự án chuyển đổi số Lark do HILAB thực hiện đã giúp ABOGO tối ưu hóa quy trình điều phối đặt phòng. Đồng thời, hệ thống giúp nâng cao năng suất phục vụ của đội ngũ buồng phòng.

ABOGO là thương hiệu vận hành villa và resort nghỉ dưỡng sang trọng hàng đầu tại Đà Nẵng. Với số lượng du khách tăng trưởng mạnh mẽ, doanh nghiệp cần một công cụ quản lý chuyên nghiệp hơn. Do đó, ban lãnh đạo đã quyết định hợp tác cùng HILAB để số hóa toàn bộ quy trình vận hành.

1. Tổng quan dự án (Project Overview)

ABOGO quản lý chuỗi biệt thự cao cấp nằm dọc bờ biển Mỹ Khê và Võ Nguyên Giáp. Hệ thống phục vụ hàng nghìn lượt khách du lịch trong nước và quốc tế mỗi năm.

Dự án chuyển đổi số kéo dài 2 tháng theo phương thức trọn gói. Đội ngũ kỹ sư HILAB đã tư vấn thiết kế lại quy trình nghiệp vụ. Đồng thời, chúng tôi cấu hình không gian làm việc số tích hợp trên Lark Suite. Qua đó, luồng thông tin giữa bộ phận bán phòng, lễ tân và buồng phòng được liên thông hoàn toàn.

2. Thực trạng & Nỗi đau vận hành (Pain Points & Bottlenecks)

Trước khi ứng dụng công nghệ, ABOGO gặp nhiều khó khăn do quy trình vận hành phân mảnh. Toàn bộ thông tin booking và nhân sự đều được xử lý thủ công qua Zalo và Google Sheets.

Cụ thể, doanh nghiệp đã đối mặt với những trở ngại lớn:

1. Dễ xảy ra lỗi đặt phòng (double-booking): Khách đặt phòng từ nhiều kênh OTA như Booking, Agoda đổ về liên tục. Việc cập nhật thủ công trên Excel dẫn đến tình trạng trùng phòng trong các kỳ nghỉ cao điểm.
2. Quản lý nhân sự buồng phòng phức tạp: Lịch làm việc, chấm công và tính lương cho nhân viên lễ tân, buồng phòng được thực hiện thủ công. Vì vậy, bộ phận nhân sự mất rất nhiều thời gian đối soát công công nợ hàng tháng.
3. Thiếu phối hợp bảo trì villa: Việc giao việc dọn dẹp và bảo dưỡng trang thiết bị diễn ra qua điện thoại. Do đó, một số villa không kịp sẵn sàng trước giờ nhận phòng của khách.

Tóm lại, nguyên nhân gốc rễ là do thiếu một cơ sở dữ liệu đồng bộ. Sự tách biệt thông tin giữa khối văn phòng và các villa nghỉ dưỡng đã cản trở tốc độ phục vụ khách hàng.

3. Giải pháp từ HILAB (HILAB’s Solution Approach)

HILAB đã đề xuất và triển khai hệ điều hành số tập trung trên Lark Suite nhằm kết nối dữ liệu. Chúng tôi đưa toàn bộ các quy trình nghiệp vụ phức tạp lên đám mây trực quan.

Hệ thống mới tích hợp hai phân hệ cốt lõi gồm: Quản lý đặt phòng (Lark Base CRM) và Quản lý nhân sự toàn diện (Lark HRM). Hơn nữa, Dashboard quản trị giúp ban quản lý theo dõi trạng thái giỏ phòng trống theo thời gian thực.

4. Chi tiết triển khai & Giải quyết điểm nghẽn (Execution & Key Features)

Chúng tôi đã thiết kế và cấu hình các tính năng may đo trên Lark Suite để tối ưu hóa vận hành cho ABOGO:

• Giỏ phòng trống trực quan: Xây dựng cơ sở dữ liệu booking trên Lark Base để tự động cập nhật trạng thái phòng. Nhờ đó, đội ngũ Sales có thể kiểm tra lịch trống và báo giá nhanh chóng cho khách hàng.
• Số hóa quy trình HRM: Tự động hóa chấm công định vị GPS tại từng villa và phê duyệt nghỉ ca trực tiếp trên ứng dụng Lark. Vì vậy, bảng lương hàng tháng của thợ và nhân viên lễ tân được xuất tự động.
• Điều phối buồng phòng tự động: Thiết lập quy trình giao việc dọn dẹp và sửa chữa villa trên Lark Base. Do đó, tiến độ chuẩn bị phòng được cập nhật trực quan từ xa, đảm bảo đón khách đúng giờ.

Hệ thống mới đem lại môi trường làm việc số hiện đại và minh bạch. Nhân viên có thể dễ dàng quản lý lịch trực và báo cáo sự cố trên điện thoại di động.

5. Nền tảng công nghệ & Đội ngũ (Tech Stack & Team)

Hệ thống quản lý của ABOGO được phát triển và tối ưu trên nền tảng hiện đại:

• Đội ngũ triển khai dự án từ HILAB: 1 PM · 1 BA · 1 Lark Solutions Architect · 1 QA Engineer.

6. Kết quả thực tế & Kêu gọi hành động (Results & CTA)

Sự hợp tác giữa HILAB và ABOGO đã mang lại hiệu quả vận hành vượt trội:

Hệ thống vận hành số hóa đã trở thành người trợ lý đắc lực giúp ABOGO nâng tầm dịch vụ nghỉ dưỡng 5 sao. Sự phối hợp nhịp nhàng từ khâu đặt phòng đến dọn dẹp villa giúp mang lại những kỳ nghỉ hoàn hảo, ghi điểm tuyệt đối trong lòng du khách.

Doanh nghiệp vận hành villa, resort của bạn đang gặp khó khăn trong quản lý booking và nhân sự? Hãy tham khảo Dịch vụ Phát triển Phần mềm hoặc giải pháp chuyên sâu về chuyển đổi số Lark của HILAB. Hãy liên hệ tư vấn HILAB ngay hôm nay để nhận lộ trình số hóa phù hợp nhất.

Tìm hiểu thêm các dự án của HILAB: Dịch vụ Trí tuệ nhân tạo (AI Services) | Xem tất cả Case Study | Facebook page HILAB