Hiệu suất của một Marketing Agency phụ thuộc rất nhiều vào tiến độ sản xuất nội dung quảng cáo. Thông qua giải pháp chuyển đổi số Lark, Onset Marketing Agency đã thiết lập một quy trình làm việc số hóa khép kín. Dự án giúp tăng tốc độ phản hồi khách hàng và đo lường KPI chính xác.
Onset Marketing Agency là đơn vị chuyên tư vấn và triển khai chiến lược tiếp thị tổng thể hàng đầu tại miền Trung. Với văn phòng tại Hải Châu (Đà Nẵng), agency đồng hành cùng hàng chục thương hiệu F&B, bán lẻ và dịch vụ. Khi quy mô nhân sự tăng trưởng, Onset đã tìm đến giải pháp chuyển đổi số từ HILAB để tối ưu hóa hiệu suất làm việc nội bộ.
1. Tổng quan dự án (Project Overview)
Onset Marketing Agency sở hữu đội ngũ từ 11 đến 50 nhân viên trẻ đầy nhiệt huyết. Đội ngũ chuyên phụ trách các mảng sáng tạo nội dung, thiết kế nhận diện thương hiệu và chạy quảng cáo đa nền tảng.
Dự án hợp tác chuyển đổi số kéo dài 2 tháng. HILAB đã triển khai thiết lập hệ thống Lark Suite, thay thế toàn bộ Excel và Zalo chat trong quản trị nội bộ. Giải pháp giúp liên kết chặt chẽ tiến độ dự án và duyệt chi phí quảng cáo.
2. Thực trạng & Nỗi đau vận hành (Pain Points & Bottlenecks)
Trước khi chuyển đổi số, Onset Marketing Agency quản lý dự án và nhân sự chủ yếu bằng phương thức thủ công. Mọi thông tin dự án, ngày công và thu chi đều được lưu trữ phân tán.
Cụ thể, doanh nghiệp đối mặt với các điểm nghẽn lớn sau:
- Quy trình nhân sự rời rạc: Việc tuyển dụng, đào tạo, chấm công và tính lương được quản lý qua nhiều file Excel riêng lẻ. Quy trình thủ công này tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót dữ liệu.
- Khó kiểm soát chi phí và dòng tiền: Doanh nghiệp chạy nhiều dự án quảng cáo đồng thời. Các khoản tạm ứng và chi phí phát sinh được theo dõi thủ công, gây khó khăn cho việc quản trị dòng tiền.
- Giao tiếp nội bộ và phân công công việc thiếu linh hoạt: Sự phụ thuộc vào các kênh chat Zalo truyền thống khiến thông tin công việc dễ bị trôi. Phân công nhiệm vụ thiếu rõ ràng làm giảm hiệu suất của dự án.
- Thiếu công cụ quản lý tiến độ rõ ràng: Với khối lượng lớn chiến dịch tiếp thị diễn ra cùng lúc, ban quản lý gặp khó khăn trong việc theo dõi tiến độ công việc của từng nhân viên.
- Dữ liệu phân mảnh: Sử dụng Google Sheets và các công cụ thủ công làm giảm tốc độ truy xuất thông tin, tạo ra các ốc đảo thông tin trong nội bộ doanh nghiệp.
Nguyên nhân gốc rễ là do doanh nghiệp thiếu một nền tảng quản trị tập trung. Dữ liệu giữa các bộ phận không được liên kết và tự động hóa.
3. Giải pháp từ HILAB (HILAB's Solution Approach)
HILAB đã chọn cách tiếp cận thực tế bằng giải pháp chuyển đổi số Lark Suite. Chúng tôi tái cấu trúc toàn bộ luồng quy trình và xây dựng hệ thống làm việc số đồng bộ.
Hệ thống tích hợp 3 phân hệ cốt lõi: Quản lý nhân sự hiệu quả (Lark HRM), Quản lý doanh thu – chi phí (Lark Base & Approval), và Quản lý giao việc & dự án. Tất cả dữ liệu vận hành được cập nhật tức thời về Dashboard trung tâm để ban lãnh đạo giám sát mọi lúc mọi nơi.
4. Chi tiết triển khai & Giải quyết điểm nghẽn (Execution & Key Features)
Chúng tôi đã thiết lập các tính năng trên Lark để giải quyết triệt để từng điểm đau của Onset:
- Tối ưu hóa quản lý nhân sự: Tự động hóa từ khâu tuyển dụng, chấm công định vị GPS đến xuất bảng lương trên Lark. Các thay đổi về lịch trực được thông báo tức thì đến nhân sự qua Lark Flow.
- Tự động hóa quản lý thu chi: Xây dựng quy trình xét duyệt tạm ứng và chi phí chạy Ads qua Lark Approval trên điện thoại. Doanh thu và chi phí dự án được đồng bộ trực tiếp vào sổ quỹ số, giúp kiểm soát dòng tiền real-time.
- Giao việc và quản lý dự án trực quan: Cấu hình bảng quản lý công việc Kanban trên Lark Base. Mỗi thành viên nắm rõ nhiệm vụ và deadline của mình. Quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ dự án mà không cần họp đối soát.
- Tập trung hóa dữ liệu: Chuyển đổi toàn bộ biểu mẫu từ Google Sheets sang Lark Base, giúp liên thông dữ liệu và truy xuất thông tin tức thời.
Hệ thống mới mang lại môi trường cộng tác mượt mà và minh bạch. Đội ngũ Onset có thể phối hợp dự án nhanh chóng ngay trên app di động Lark.
5. Nền tảng công nghệ & Đội ngũ (Tech Stack & Team)
Hệ thống quản lý của Onset Marketing Agency được xây dựng và tối ưu trên nền tảng hiện đại:
| Layer | Công nghệ áp dụng |
|---|---|
| Platform | Lark Suite |
| Database & Sheets | Lark Base |
| Workflow & Automation | Lark Flow, Lark Approval |
| Visualization | Lark Dashboard |
| App type | Responsive Mobile & Desktop App |
| Vai trò | Số lượng |
|---|---|
| Project Manager | 1 |
| Business Analyst | 1 |
| Lark Solutions Architect | 1 |
| QA Engineer | 1 |
6. Kết quả thực tế & Kêu gọi hành động (Results & CTA)
Sự hợp tác giữa HILAB và Onset Marketing Agency đã mang lại hiệu quả vận hành vượt trội:
| Chỉ số so sánh | Trước khi chuyển đổi số | Sau khi chuyển đổi số Lark |
|---|---|---|
| Giao tiếp & Phối hợp dự án | Phối hợp qua chat Zalo, dễ trôi task và trễ deadline. | Quản lý qua Kanban Lark Base, thông tin truyền đạt nhanh và chính xác. |
| Thời gian tính lương & HRM | Bộ phận hành chính mất 2 ngày mỗi tháng làm bảng lương thủ công. | Bảng lương tự động xuất ra trong 10 phút với độ chính xác tuyệt đối. |
| Kiểm soát dòng tiền & chi phí | Theo dõi thủ công qua Excel, báo cáo tài chính trễ hạn. | Cập nhật real-time trên Dashboard, tự động cảnh báo chi phí vượt mức. |
Khả năng kiểm soát tiến độ dự án đa kênh theo thời gian thực đã nâng tầm Onset Marketing Agency chuyên nghiệp hơn trong mắt đối tác. Quy trình nội bộ trơn tru chính là vũ khí giúp agency tự tin đảm nhận những chiến dịch truyền thông quy mô lớn của các thương hiệu hàng đầu.
Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong quản trị nhân sự và kiểm soát tiến độ dự án? Hãy tham khảo Dịch vụ Phát triển Phần mềm hoặc giải pháp chuyên sâu về chuyển đổi số Lark của HILAB. Hãy liên hệ tư vấn HILAB ngay hôm nay để nhận lộ trình số hóa tối ưu nhất.
Tìm hiểu thêm các dự án của HILAB: Dịch vụ Trí tuệ nhân tạo (AI Services) | Xem tất cả Case Study | Facebook page HILAB