Quản lý một chuỗi phòng tập fitness hiện đại đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong lịch trực và chăm sóc hội viên. Với giải pháp chuyển đổi số Lark từ HILAB, Nolimits Fitness & Yoga đã số hóa toàn diện quy trình vận hành. Hệ thống mới giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hiệu suất và tối ưu hóa chi phí.
Nolimits Fitness & Yoga là một trong những hệ thống trung tâm thể hình và yoga lớn nhất tại Đà Nẵng. Với chuỗi 4 chi nhánh quy mô lớn tọa lạc tại các vị trí đắc địa như Thanh Khê, Sơn Trà và Ngũ Hành Sơn, trung tâm phục vụ hàng nghìn hội viên mỗi ngày. Sự tăng trưởng nhanh chóng về số lượng chi nhánh và hội viên đã thúc đẩy Nolimits hợp tác cùng HILAB để số hóa toàn diện quy trình vận hành.
1. Tổng quan dự án (Project Overview)
Nolimits Fitness & Yoga là thương hiệu fitness và yoga có tốc độ phát triển mạnh mẽ tại Đà Nẵng. Hệ thống hiện sở hữu chuỗi 4 phòng tập lớn với không gian chuyên nghiệp và trang thiết bị hiện đại. Quy mô nhân sự toàn hệ thống dao động từ 50 đến gần 100 nhân viên, bao gồm đội ngũ huấn luyện viên cá nhân (PT) và bộ phận tư vấn bán hàng (Sale).
Dự án được HILAB triển khai chuyên sâu trong 2 tháng dưới hình thức giải pháp trọn gói. Chúng tôi tập trung chuyển dịch toàn bộ dữ liệu quản trị PT, phòng tập từ Excel lên nền tảng đám mây Lark Suite. Mục tiêu cốt lõi là thay thế các quy trình thủ công và liên thông dữ liệu vận hành giữa các chi nhánh.
2. Thực trạng & Nỗi đau vận hành (Pain Points & Bottlenecks)
Trước khi bắt tay cùng HILAB, Nolimits quản lý mọi hoạt động hoàn toàn bằng phương pháp thủ công. Ban quản lý sử dụng các file Excel riêng lẻ và các nhóm chat Zalo để giao việc. Cách làm cũ tạo ra các ốc đảo thông tin và gây nhiều phiền toái.
Cụ thể, doanh nghiệp phải đối mặt với ba điểm nghẽn lớn:
- Quản lý PT và lịch dạy phức tạp: Lịch dạy của huấn luyện viên cá nhân (PT) và hội viên bị chồng chéo liên tục. Quản lý không có công cụ để theo dõi hiệu suất và lịch làm việc thực tế của PT. Việc tính toán hoa hồng cuối tháng rất phức tạp và thường xuyên xảy ra sai sót.
- Theo dõi tài chính rời rạc: Doanh thu gói tập và chi phí vận hành cơ sở được lưu trên các file Excel độc lập. Ban giám đốc không nắm được dòng tiền và biên lợi nhuận thực tế theo thời gian thực.
- Đứt gãy trải nghiệm của hội viên: PT ghi chép chỉ số InBody và giáo án tập luyện của khách hàng trên giấy. Khi có sự thay đổi PT, người mới không nắm được lịch sử tập luyện. Điều này khiến hội viên cảm thấy không hài lòng và giảm uy tín của trung tâm.
Nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề trên là do hệ thống dữ liệu rời rạc. Doanh nghiệp thiếu một nền tảng quản trị hợp nhất để liên kết thông tin.
3. Giải pháp từ HILAB (HILAB's Solution Approach)
HILAB không lựa chọn viết một phần mềm riêng lẻ từ đầu để tránh tốn kém và kéo dài thời gian. Thay vào đó, chúng tôi thiết kế lại luồng quy trình vận hành và triển khai trực tiếp trên nền tảng Lark Suite.
Hệ thống quản trị mới tích hợp 3 phân hệ cốt lõi: Quản lý PT & Lịch dạy, Quản lý Thu/Chi, và Quản lý Hội viên. Tất cả dữ liệu được lưu trữ tập trung trên cơ sở dữ liệu Lark Base. Ban giám đốc có thể giám sát mọi chỉ số thông qua Dashboard trực quan thời gian thực.
4. Chi tiết triển khai & Giải quyết điểm nghẽn (Execution & Key Features)
Chúng tôi đã cấu hình và tối ưu hóa các tính năng trên Lark để giải quyết triệt để từng điểm đau của Nolimits:
- Tự động hóa quản lý PT và tính lương: Lịch dạy của PT được đồng bộ hóa trên Lark Base. Mỗi khi PT dạy xong, hệ thống tự động ghi nhận lớp học. Lark Flow tự động tính toán hoa hồng và xuất bảng lương cuối tháng chỉ trong 5 phút.
- Số hóa quy trình phê duyệt thu chi: Mọi khoản thu chi đều được gửi duyệt qua Lark Approval trên điện thoại. Doanh thu gói tập tự động ghi nhận vào sổ quỹ ảo, giúp kiểm soát dòng tiền tức thì.
- Hồ sơ sức khỏe số của hội viên: PT cập nhật chỉ số InBody và tiến độ tập luyện của khách hàng qua app Lark. Dữ liệu được lưu trữ tập trung và an toàn. PT mới có thể tiếp nhận và hỗ trợ hội viên ngay lập tức mà không gặp trở ngại.
Hệ thống mới mang lại trải nghiệm mượt mà cho cả nhân viên lẫn khách hàng. PT và Sale có thể thao tác nhanh chóng ngay trên thiết bị di động cá nhân.
5. Nền tảng công nghệ & Đội ngũ (Tech Stack & Team)
Hệ thống vận hành của Nolimits Fitness & Yoga được phát triển và tối ưu trên nền tảng hiện đại:
| Layer | Công nghệ áp dụng |
|---|---|
| Platform | Lark Suite |
| Database & Sheets | Lark Base |
| Workflow & Automation | Lark Flow, Lark Approval |
| Visualization | Lark Dashboard |
| App type | Responsive Mobile & Desktop App |
| Vai trò | Số lượng |
|---|---|
| Project Manager | 1 |
| Business Analyst | 1 |
| Lark Solutions Architect | 1 |
| QA Engineer | 1 |
6. Kết quả thực tế & Kêu gọi hành động (Results & CTA)
Sự hợp tác giữa HILAB và Nolimits Fitness & Yoga đã tạo ra bước ngoặt lớn về hiệu suất vận hành:
| Chỉ số so sánh | Trước khi chuyển đổi số | Sau khi chuyển đổi số Lark |
|---|---|---|
| Thời gian tính lương & hoa hồng | Mất 3 ngày đối soát thủ công, dễ nhầm lẫn. | Xuất bảng lương tự động trong 5 phút, độ chính xác 100%. |
| Quản trị dòng tiền | Trễ từ 1-2 tuần, báo cáo tài chính chậm trễ. | Cập nhật real-time trên Dashboard, nắm rõ lãi lỗ hàng ngày. |
| Hồ sơ tiến độ hội viên | Ghi chép thủ công trên giấy, dễ thất lạc dữ liệu. | 100% hội viên được số hóa lịch trình và lưu trữ trên đám mây. |
Sức mạnh của nền tảng quản trị số đã biến Nolimits trở thành một hình mẫu vận hành tinh gọn trong ngành fitness. Không còn những bất tiện từ giấy tờ hay lịch tập chồng chéo, chuỗi phòng tập giờ đây hoàn toàn tập trung vào việc mang lại trải nghiệm luyện tập chuyên nghiệp nhất cho hội viên.
Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong quản lý vận hành và muốn tối ưu hóa nguồn lực? Hãy tham khảo Dịch vụ Phát triển Phần mềm hoặc giải pháp chuyên sâu về chuyển đổi số Lark của HILAB. Hãy liên hệ tư vấn HILAB ngay hôm nay để nhận lộ trình số hóa tối ưu nhất.
Tìm hiểu thêm các dự án của HILAB: Dịch vụ Trí tuệ nhân tạo (AI Services) | Xem tất cả Case Study | Facebook page HILAB