Làm thế nào để một đơn vị truyền thông quản trị đồng thời hàng chục chiến dịch PR và sự kiện quy mô lớn? Giải pháp tối ưu chính là dự án chuyển đổi số Lark do HILAB triển khai cho Đà Nẵng Agency. Hệ thống này giúp kết nối các phòng ban mượt mà. Đồng thời, nó loại bỏ hoàn toàn tình trạng trôi thông tin.
Đà Nẵng Agency là doanh nghiệp uy tín trong lĩnh vực tư vấn thương hiệu và PR tại miền Trung. Để đáp ứng sự tăng trưởng mạnh mẽ của thị trường, ban giám đốc đã quyết định số hóa toàn bộ hệ thống. Vì vậy, họ đã tin tưởng hợp tác cùng HILAB để xây dựng hệ điều hành số.
1. Tổng quan dự án (Project Overview)
Đà Nẵng Agency cung cấp các dịch vụ tiếp thị tích hợp và quản trị khủng hoảng truyền thông chuyên nghiệp. Quy mô nhân sự gồm hơn 40 chuyên viên cùng mạng lưới cộng tác viên dự án rộng lớn.
Dự án chuyển đổi số được HILAB thực hiện trọn gói trong thời gian 2 tháng. Chúng tôi đã thiết kế lại toàn bộ quy trình nghiệp vụ chuyên sâu. Đồng thời, đội ngũ chuyên gia đã cấu hình không gian làm việc tích hợp trên Lark Suite. Nhờ đó, luồng dữ liệu giữa bộ phận tư vấn, thiết kế và kế toán được liên thông hoàn toàn.
2. Thực trạng & Nỗi đau vận hành (Pain Points & Bottlenecks)
Trước khi bắt đầu dự án, Đà Nẵng Agency vận hành các chiến dịch marketing chủ yếu bằng phương pháp thủ công. Điều này dẫn đến sự phân mảnh dữ liệu nghiêm trọng trên Google Sheets và Zalo.
Cụ thể, doanh nghiệp đã gặp phải những điểm đau lớn sau:
- Dữ liệu khách hàng đa kênh bị phân tán: Thông tin khách hàng tiềm năng đến từ các sự kiện không được lưu trữ tập trung. Vì vậy, đội ngũ kinh doanh khó theo dõi và chăm sóc khách hàng kịp thời.
- Quản lý nhân sự và CTV cồng kềnh: Quy trình tuyển dụng, theo dõi lịch trực và tính lương được xử lý thủ công qua Excel. Do đó, kế toán mất nhiều thời gian đối soát công nợ mỗi tháng.
- Xét duyệt chi phí dự án chậm trễ: Mọi yêu cầu tạm ứng chi phí chạy quảng cáo đều duyệt qua chat Zalo. Điều này gây khó khăn cho việc theo dõi dòng tiền thực tế của từng dự án.
- Thiếu công cụ giám sát tiến độ: Ban lãnh đạo không thể nắm bắt tức thời trạng thái thực hiện các gói thầu truyền thông. Hậu quả là tỷ lệ trễ hạn task sáng tạo tăng cao.
Tóm lại, nguyên nhân gốc rễ là do thiếu một hệ thống quản trị dữ liệu tập trung. Các phòng ban hoạt động độc lập tạo thành những ốc đảo thông tin cản trở sự phát triển.
3. Giải pháp từ HILAB (HILAB's Solution Approach)
HILAB đã tái cấu trúc toàn bộ quy trình làm việc bằng giải pháp chuyển đổi số Lark toàn diện. Chúng tôi thay thế các nhóm chat rời rạc bằng một nền tảng cộng tác trực tuyến hiện đại.
Hệ thống mới tích hợp 4 phân hệ cốt lõi: CRM quản lý leads đa kênh, Lark HRM số hóa nhân sự, Lark Approval phê duyệt thu chi tự động, và Lark Base theo dõi tiến độ dự án. Hơn nữa, mọi chỉ số vận hành được đồng bộ trực tiếp lên Dashboard tổng quan.
4. Chi tiết triển khai & Giải quyết điểm nghẽn (Execution & Key Features)
Đội ngũ kỹ sư HILAB đã thiết lập các tính năng tùy chỉnh trên Lark Suite để giải quyết triệt để khó khăn:
- CRM trên Lark Base: Tự động thu thập thông tin khách hàng từ các kênh trực tuyến. Hệ thống gửi thông báo tức thời đến Sale để rút ngắn thời gian phản hồi dưới 10 phút.
- Số hóa quy trình HRM: Tự động hóa chấm công GPS, quản lý hồ sơ nhân sự và CTV dự án. Nhờ đó, bảng tính lương được xuất tự động, đảm bảo chính xác tuyệt đối.
- Lark Approval trên di động: Hỗ trợ duyệt nhanh các khoản chi phí truyền thông ngay trên điện thoại. Do đó, dòng tiền dự án được kiểm soát chặt chẽ theo thời gian thực.
- Giao việc trực quan: Quản lý dự án bằng bảng Kanban giúp tối ưu hóa phối hợp giữa Account và Designer. Vì vậy, hiệu suất làm việc của đội ngũ sáng tạo tăng trưởng vượt trội.
Hệ thống mới mang đến một không gian làm việc số minh bạch. Nhân viên có thể thực hiện mọi nghiệp vụ và báo cáo tiến độ dễ dàng.
5. Nền tảng công nghệ & Đội ngũ (Tech Stack & Team)
Hệ thống quản lý của Đà Nẵng Agency được triển khai trên nền tảng hiện đại:
| Layer | Công nghệ áp dụng |
|---|---|
| Platform | Lark Suite |
| Database & Sheets | Lark Base |
| Workflow & Automation | Lark Flow, Lark Approval |
| Visualization | Lark Dashboard |
| App type | Responsive Mobile & Desktop App |
- Đội ngũ triển khai dự án từ HILAB: 1 PM · 1 BA · 1 Lark Solutions Architect · 1 QA Engineer.
6. Kết quả thực tế & Kêu gọi hành động (Results & CTA)
Sự hợp tác giữa HILAB và Đà Nẵng Agency đã mang lại hiệu quả vận hành vượt trội:
| Chỉ số so sánh | Trước khi chuyển đổi số | Sau khi chuyển đổi số Lark |
|---|---|---|
| Quản lý khách hàng | Dữ liệu phân tán, phản hồi khách hàng mất từ 2-3 giờ. | Quản lý tập trung trên CRM, phản hồi khách hàng trong dưới 10 phút. |
| Thời gian duyệt thu chi | Duyệt qua giấy tờ hoặc Zalo, mất 1 ngày làm việc. | Phê duyệt qua Lark Approval trên điện thoại chỉ trong dưới 10 phút. |
| Theo dõi tiến độ dự án | Họp báo cáo hàng tuần, dễ xảy ra chậm tiến độ. | Dashboard cập nhật thời gian thực, tiến độ dự án hiển thị trực quan. |
Việc phá vỡ các rào cản thông tin giữa các phòng ban đã mang đến một diện mạo vận hành hoàn toàn mới cho Đà Nẵng Agency. Sự linh hoạt trong điều phối và phê duyệt nhanh giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh nhạy trước mọi biến động của thị trường truyền thông.
Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc quản trị khách hàng đa kênh và tiến độ dự án? Hãy tham khảo Dịch vụ Phát triển Phần mềm hoặc giải pháp chuyên sâu về chuyển đổi số Lark của HILAB. Hãy liên hệ tư vấn HILAB ngay hôm nay để nhận lộ trình số hóa tối ưu nhất.
Tìm hiểu thêm các dự án của HILAB: Dịch vụ Trí tuệ nhân tạo (AI Services) | Xem tất cả Case Study | Facebook page HILAB