Làm thế nào để kết nối liền mạch giữa khối văn phòng và phân xưởng sản xuất cơ khí rộng hàng nghìn mét vuông? Dự án chuyển đổi số Lark do HILAB thực hiện đã giúp Nhà máy Asia Green tối ưu hóa năng lực sản xuất. Đồng thời, hệ thống này giúp tự động hóa toàn bộ quy trình phê duyệt tài chính.
Asia Green là nhà sản xuất ống gió và miệng gió uy tín tại miền Trung. Với quy mô vận hành ngày càng lớn, ban giám đốc nhận thấy các công cụ quản lý thủ công không còn phù hợp. Do đó, doanh nghiệp đã hợp tác cùng HILAB để số hóa quy trình vận hành.
1. Tổng quan dự án (Project Overview)
Asia Green đang vận hành nhà máy cơ khí hiện đại rộng 4.500 m² tại Đà Nẵng. Đây là đơn vị tiên phong sản xuất các dòng sản phẩm chống cháy đạt tiêu chuẩn kiểm định quốc gia.
Dự án chuyển đổi số kéo dài trong 2 tháng theo mô hình trọn gói. Đội ngũ chuyên gia HILAB đã tư vấn thiết kế lại luồng nghiệp vụ. Bên cạnh đó, chúng tôi cấu hình không gian làm việc số tích hợp trên Lark Suite. Qua đó, mọi thông tin sản xuất được cập nhật trực quan theo thời gian thực.
2. Thực trạng & Nỗi đau vận hành (Pain Points & Bottlenecks)
Trước khi chuyển đổi số, Asia Green gặp nhiều khó khăn trong quản lý do sự phân mảnh thông tin. Mọi quy trình phối hợp giữa văn phòng và nhà xưởng đều thực hiện thủ công.
Cụ thể, doanh nghiệp đã đối mặt với những thách thức lớn:
- Quản lý tiến độ đơn hàng phức tạp: Việc giao việc cho thợ và giám sát tiến độ sản xuất diễn ra qua Zalo. Vì thế, thông tin dễ bị trôi và gây chậm trễ tiến độ giao hàng.
- Thông số sản phẩm TMĐT thiếu đồng bộ: Đội ngũ kinh doanh phải quản lý thủ công hàng nghìn quy cách sản phẩm trên Excel. Do đó, nhân viên dễ nhập sai thông tin kỹ thuật khi tư vấn cho khách hàng.
- Xét duyệt tạm ứng vật tư chậm trễ: Quy trình duyệt chi phí mua tôn, thép được thực hiện bằng giấy tờ thủ công. Điều này làm kéo dài thời gian chuẩn bị vật liệu sản xuất.
Tóm lại, nguyên nhân gốc rễ là do thiếu một cơ sở dữ liệu tập trung. Sự ngăn cách thông tin giữa nhà xưởng và văn phòng đã ảnh hưởng đến hiệu suất chung.
3. Giải pháp từ HILAB (HILAB's Solution Approach)
HILAB đã thiết lập hệ điều hành số tập trung trên Lark Suite nhằm liên thông dữ liệu. Chúng tôi xóa bỏ hoàn toàn các bảng tính Excel và biểu mẫu giấy rời rạc.
Hệ thống tích hợp ba cột trụ chính gồm: Quản lý tiến độ chế tạo cơ khí, Số hóa thông số sản phẩm trên Lark Base, và Phê duyệt thu chi tự động qua Lark Approval. Nhờ đó, ban giám đốc có thể kiểm soát mọi hoạt động sản xuất từ xa.
4. Chi tiết triển khai & Giải quyết điểm nghẽn (Execution & Key Features)
Chúng tôi đã xây dựng các phân hệ chuyên biệt trên Lark Suite để tối ưu hóa vận hành nhà máy:
- Quản lý đơn hàng sản xuất: Số hóa quy trình phân công công việc từ quản đốc đến thợ cơ khí trên Lark Base. Nhờ đó, trạng thái hoàn thiện của từng lô hàng được cập nhật trực quan.
- Đồng bộ thông số sản phẩm: Xây dựng thư viện kỹ thuật số tập trung trên Lark Base. Vì vậy, đội ngũ Sale có thể tra cứu thông số sản phẩm tức thì để phản hồi khách hàng.
- Duyệt chi Lark Approval: Thiết lập luồng phê duyệt mua vật tư cơ khí trực tiếp trên điện thoại di động. Do đó, thời gian duyệt chi được rút ngắn tối đa, đảm bảo tiến độ cấp liệu.
Quy trình phối hợp mới mang lại sự kết nối mượt mà giữa các bộ phận. Nhân viên có thể thực hiện công việc dễ dàng trên ứng dụng Lark.
5. Nền tảng công nghệ & Đội ngũ (Tech Stack & Team)
Hệ thống quản lý của Nhà máy Asia Green được phát triển và tối ưu trên nền tảng hiện đại:
| Layer | Công nghệ áp dụng |
|---|---|
| Platform | Lark Suite |
| Database & Sheets | Lark Base |
| Workflow & Automation | Lark Flow, Lark Approval |
| Visualization | Lark Dashboard |
| App type | Responsive Mobile & Desktop App |
- Đội ngũ triển khai dự án từ HILAB: 1 PM · 1 BA · 1 Lark Solutions Architect · 1 QA Engineer.
6. Kết quả thực tế & Kêu gọi hành động (Results & CTA)
Sự hợp tác giữa HILAB và Asia Green đã mang lại hiệu quả vận hành vượt mong đợi:
| Chỉ số so sánh | Trước khi chuyển đổi số | Sau khi chuyển đổi số Lark |
|---|---|---|
| Theo dõi tiến độ đơn hàng | Sử dụng Google Sheets và Zalo, dễ trôi thông tin, tỷ lệ trễ hạn 10%. | Số hóa quy trình trên Lark Base, cập nhật tức thời, tỷ lệ trễ hạn giảm dưới 1%. |
| Thời gian duyệt đề xuất thu chi | Duyệt văn bản giấy hoặc chat Zalo, mất từ 1-2 ngày. | Phê duyệt qua Lark Approval trên điện thoại trong dưới 15 phút. |
| Quản lý dữ liệu kỹ thuật | Phân tán ở nhiều file cá nhân, khó tìm thông số chuẩn. | Đồng bộ tập trung 100% trên Lark Base, Sale truy xuất trong 5 giây. |
Sự kết nối chặt chẽ giữa văn phòng thiết kế và phân xưởng sản xuất đã tối ưu hóa chuỗi giá trị tại Asia Green. Đây là nền tảng quản trị vững chắc giúp nhà máy kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt và sẵn sàng đáp ứng các đơn hàng xuất khẩu khắt khe.
Doanh nghiệp sản xuất của bạn đang gặp khó khăn trong quản lý tiến độ và kiểm soát chi phí? Hãy tham khảo Dịch vụ Phát triển Phần mềm hoặc giải pháp chuyên sâu về chuyển đổi số Lark của HILAB. Hãy liên hệ tư vấn HILAB ngay hôm nay để nhận lộ trình số hóa phù hợp nhất.
Tìm hiểu thêm các dự án của HILAB: Dịch vụ Trí tuệ nhân tạo (AI Services) | Xem tất cả Case Study | Facebook page HILAB