Làm thế nào để một Creative Agency quản lý hàng chục chiến dịch truyền thông mà không bị trôi thông tin? Giải pháp nằm ở dự án chuyển đổi số Lark do HILAB triển khai cho Go Media Vietnam. Nhờ hệ thống này, doanh nghiệp đã loại bỏ hoàn toàn các điểm nghẽn vận hành và kết nối các phòng ban mượt mà.
Go Media Vietnam là một trong những Agency truyền thông và công nghệ uy tín tại miền Trung. Thành lập từ năm 2021, công ty đã đồng hành cùng hơn 160 doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) trong việc xây dựng thương hiệu và triển khai các chiến dịch tiếp thị số. Để quản lý khối lượng công việc khổng lồ từ nhiều dự án khác nhau, Go Media đã tin tưởng lựa chọn giải pháp từ HILAB.
1. Tổng quan dự án (Project Overview)
Go Media Vietnam hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ sáng tạo, sản xuất truyền thông và quảng cáo đa nền tảng. Với quy mô nhân sự ngày càng mở rộng tại văn phòng FPT City (Đà Nẵng), ban lãnh đạo nhận thấy nhu cầu số hóa quy trình nghiệp vụ chuyên sâu là vô cùng cấp thiết.
Hệ thống mới được triển khai trong thời gian 2 tháng dưới dạng dự án trọn gói. Chúng tôi đã xây dựng lại luồng thông tin và cấu hình không gian làm việc số Lark Suite. Qua đó, HILAB giúp gắn kết các phòng ban từ kinh doanh, nội dung, thiết kế đến kế toán trên một nền tảng duy nhất.
2. Thực trạng & Nỗi đau vận hành (Pain Points & Bottlenecks)
Trước khi chuyển đổi số, Go Media vận hành các dự án truyền thông chủ yếu bằng các phương thức thủ công. Toàn bộ dữ liệu khách hàng, dự án và tài chính đều nằm rải rác trên Google Sheets và các kênh chat.
Cụ thể, doanh nghiệp gặp phải những điểm đau lớn sau:
- Quy trình quản lý dự án không hiệu quả: Việc phân công công việc giữa bộ phận viết bài (Content) và thiết kế hình ảnh (Designer) diễn ra thủ công. Do thông tin bị trôi trên các nhóm chat, công việc dễ bị chậm tiến độ và thiếu minh bạch.
- Quản lý cơ hội kinh doanh rời rạc: Dữ liệu khách hàng từ quảng cáo và các kênh đối tác chưa được đồng bộ hóa. Việc này khiến Sale phản hồi chậm trễ và khó theo dõi sát sao vòng đời khách hàng.
- Tốn thời gian chấm công và tính lương: Với văn hóa làm việc linh hoạt của một Agency sáng tạo, việc theo dõi ngày công, tính lương và thưởng KPI của nhân sự tốn rất nhiều thời gian của bộ phận hành chính.
- Kiểm soát chi phí và dòng tiền khó khăn: Các khoản tạm ứng dự án, chi phí chạy quảng cáo và thanh toán nhà cung cấp được theo dõi thủ công. Ban lãnh đạo không có số liệu tức thời về tỷ suất lợi nhuận của từng hợp đồng.
Nguyên nhân gốc rễ là do hệ thống dữ liệu bị phân mảnh thành các ốc đảo thông tin. Doanh nghiệp thiếu một giải pháp quản trị tập trung để kết nối các luồng nghiệp vụ.
3. Giải pháp từ HILAB (HILAB's Solution Approach)
HILAB đã đồng hành để tái cấu trúc toàn bộ dữ liệu vận hành. Chúng tôi thay thế các bảng tính Excel rời rạc bằng một không gian cộng tác trực tuyến trên Lark Suite.
Giải pháp tập trung vào 4 cột trụ: quản trị khách hàng CRM, nhân sự HRM, duyệt chi tự động và quản lý dự án sáng tạo. Các chỉ số được tự động đồng bộ và hiển thị trực quan trên Dashboard quản trị trung tâm.
4. Chi tiết triển khai & Giải quyết điểm nghẽn (Execution & Key Features)
Để tối ưu hóa, HILAB đã thiết lập các tính năng may đo trên Lark:
- CRM trên Lark Base: Tự động thu thập lead từ nhiều kênh số. Hệ thống thông báo tức thời cho sale để đẩy nhanh tốc độ phản hồi và gửi báo giá nhanh chóng.
- Số hóa HRM: Quy trình hóa chấm công GPS, quản lý hồ sơ và tính lương tự động. KPI của nhân sự được tích hợp trực tiếp vào bảng lương.
- Duyệt chi Lark Approval: Hỗ trợ duyệt nhanh các đề xuất chi tiêu, tạm ứng ngay trên điện thoại, đảm bảo kiểm soát dòng tiền tốt.
- Quản lý dự án Kanban: Giúp Account, Content và Designer phối hợp nhịp nhàng, giảm tỷ lệ trễ task đáng kể.
Hệ thống mang đến một môi trường làm việc số minh bạch. Nhờ đó, nhân viên dễ dàng cập nhật công việc và ban lãnh đạo theo dõi sát sao tiến độ.
5. Nền tảng công nghệ & Đội ngũ (Tech Stack & Team)
Hệ thống vận hành của Go Media Vietnam được triển khai trên nền tảng hiện đại:
| Layer | Công nghệ áp dụng |
|---|---|
| Platform | Lark Suite |
| Database & Sheets | Lark Base |
| Workflow & Automation | Lark Flow, Lark Approval |
| Visualization | Lark Dashboard |
| App type | Responsive Mobile & Desktop App |
| Vai trò | Số lượng |
|---|---|
| Project Manager | 1 |
| Business Analyst | 1 |
| Lark Solutions Architect | 1 |
| QA Engineer | 1 |
6. Kết quả thực tế & Kêu gọi hành động (Results & CTA)
Sự hợp tác giữa HILAB và Go Media Vietnam đã giúp tối ưu hóa hiệu suất vận hành đáng kể:
| Chỉ số so sánh | Trước khi chuyển đổi số | Sau khi chuyển đổi số Lark |
|---|---|---|
| Quản lý dự án | Phối hợp qua chat, tỷ lệ trễ hạn task sáng tạo là 20%. | Số hóa luồng công việc trên Lark Base, tỷ lệ trễ task giảm dưới 3%. |
| Thời gian tính lương & KPI | Mất 3 ngày đối soát bảng công và tính lương thủ công. | Xuất bảng lương tự động trong 10 phút, chính xác và minh bạch. |
| Xét duyệt chi phí dự án | Thời gian duyệt giấy tờ/chat mất từ 1-2 ngày. | Duyệt qua app điện thoại chỉ trong dưới 15 phút, dòng tiền minh bạch. |
Khi những rào cản về giao tiếp và trễ task được dỡ bỏ, sự sáng tạo tại Go Media Vietnam đã được giải phóng tối đa. Hệ thống quản trị tự động giúp đội ngũ tập trung hoàn toàn vào việc tạo ra các sản phẩm truyền thông đột phá và vượt trội.
Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong quản lý dự án và nhân sự? Hãy tham khảo Dịch vụ Phát triển Phần mềm hoặc giải pháp chuyên sâu về chuyển đổi số Lark của HILAB. Hãy liên hệ tư vấn HILAB ngay hôm nay để nhận lộ trình số hóa phù hợp nhất.
Tìm hiểu thêm các dự án của HILAB: Dịch vụ Trí tuệ nhân tạo (AI Services) | Xem tất cả Case Study | Facebook page HILAB