Đối với một hệ thống y khoa lớn, việc chuyển giao thông tin ca bệnh nhanh chóng quyết định chất lượng dịch vụ. Dự án chuyển đổi số Lark tại Nha Khoa Peace Dentistry đã chứng minh sức mạnh của công nghệ trong quản trị chuỗi phòng khám. Hệ thống mới giúp kết nối đội ngũ bác sĩ, lễ tân và tối ưu quy trình phúc lợi.
Nha Khoa Peace Dentistry là một trong những hệ thống nha khoa lớn và uy tín hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 18 năm phát triển, hệ thống sở hữu chuỗi 9 cơ sở hiện đại đặt tại các khu vực đông dân cư ở TP.HCM và Đà Nẵng. Sự mở rộng nhanh chóng về quy mô phòng khám và số lượng y bác sĩ đã thôi thúc Peace Dentistry bắt tay cùng HILAB để số hóa quy trình vận hành.
1. Tổng quan dự án (Project Overview)
Nha Khoa Peace Dentistry quy tụ đội ngũ hơn 50 chuyên gia Răng Hàm Mặt và sở hữu chuỗi 9 phòng khám chuyên nghiệp. Mỗi chi nhánh được đầu tư từ 10 đến 30 ghế nha khoa hiện đại cùng trang thiết bị tối tân.
Dự án được HILAB triển khai trong 2 tháng theo mô hình giải pháp trọn gói. Mục tiêu cốt lõi là cấu hình các luồng công việc liên phòng ban trên nền tảng đám mây Lark Suite, giúp tháo gỡ khó khăn về mặt dữ liệu cô lập giữa các chi nhánh.
2. Thực trạng & Nỗi đau vận hành (Pain Points & Bottlenecks)
Trước khi hợp tác cùng HILAB, việc phối hợp nội bộ tại Peace Dentistry chủ yếu dựa trên các công cụ thủ công truyền thống. Ban quản lý sử dụng các nhóm chat Zalo và file Excel rời rạc để điều phối công việc hàng ngày.
Cụ thể, hệ thống đối mặt với các điểm nghẽn lớn:
- Khó khăn trong giao việc liên bộ phận: Với quy mô 9 chi nhánh và đội ngũ bác sĩ lớn, việc phân công điều trị và chuyển tiếp thông tin giữa lễ tân, bác sĩ và phụ tá gặp nhiều trở ngại. Quy trình thủ công gây ra tình trạng chậm trễ và dễ bỏ sót thông tin ca bệnh.
- Quản lý lịch trực và hoạt động nội bộ phức tạp: Việc xếp lịch trực và quản lý quyền lợi ăn ca (như đặt cơm theo ca trực) cho hàng trăm nhân viên được thực hiện thủ công qua Excel. Việc này tốn nhiều thời gian của bộ phận hành chính và dễ phát sinh nhầm lẫn.
- Dữ liệu phân tán ở các chi nhánh: Thông tin hoạt động và báo cáo vận hành của từng cơ sở bị cô lập thành những ốc đảo thông tin. Ban quản trị gặp khó khăn trong việc theo dõi năng suất thực tế của toàn hệ thống theo thời gian thực.
Nguyên nhân gốc rễ là do hệ thống dữ liệu rời rạc. Doanh nghiệp thiếu một nền tảng quản trị hợp nhất để liên kết thông tin giữa các chi nhánh.
3. Giải pháp từ HILAB (HILAB's Solution Approach)
HILAB đã đề xuất giải pháp chuyển đổi số Lark Suite để xây dựng môi trường cộng tác trực tuyến tập trung. Chúng tôi thiết kế lại toàn bộ luồng quy trình vận hành liên bộ phận của nha khoa và đưa lên Lark Base.
Giải pháp tập trung vào hai phân hệ chính: Phân hệ quản lý giao việc liên bộ phận và Hệ thống quản lý phúc lợi (đặt cơm) tự động. Mọi luồng dữ liệu đều được tự động hóa và đồng bộ về Lark Dashboard trung tâm, giúp ban lãnh đạo dễ dàng giám sát toàn hệ thống từ xa.
4. Chi tiết triển khai & Giải quyết điểm nghẽn (Execution & Key Features)
Chúng tôi đã cấu hình và tối ưu hóa các tính năng trên Lark Suite để giải quyết triệt để từng điểm đau của Peace Dentistry:
- Hệ thống giao việc liên bộ phận tự động: Lịch khám và thông tin chuyển tiếp ca bệnh được cập nhật tức thì trên Lark Base. Lễ tân và phụ tá phối hợp nhanh chóng qua thông báo Lark Flow alerts, giảm thiểu thời gian chờ của bệnh nhân.
- Tự động hóa quản lý lịch trực và đặt cơm ca: Xây dựng quy trình tự động hóa đặt cơm dựa trên lịch trực thực tế của nhân viên. Nhân viên đăng ký nhanh qua biểu mẫu Lark Form trên điện thoại. Hệ thống tự động tổng hợp số lượng và gửi duyệt qua Lark Approval.
- Quản lý tập trung và đồng bộ dữ liệu: Mọi dữ liệu về hiệu suất làm việc, lịch trực và phúc lợi được quản lý trên một nền tảng duy nhất, giúp tối ưu hóa công tác vận hành nội bộ.
Hệ thống mới mang lại sự tiện lợi tối đa cho đội ngũ y bác sĩ. Mọi tác vụ từ báo cáo ca bệnh đến đăng ký quyền lợi đều được thực hiện nhanh chóng trên ứng dụng di động Lark.
5. Nền tảng công nghệ & Đội ngũ (Tech Stack & Team)
Hệ thống vận hành của Nha Khoa Peace Dentistry được tối ưu trên nền tảng hiện đại:
| Layer | Công nghệ áp dụng |
|---|---|
| Platform | Lark Suite |
| Database & Sheets | Lark Base |
| Workflow & Automation | Lark Flow, Lark Approval |
| Visualization | Lark Dashboard |
| App type | Responsive Mobile & Desktop App |
| Vai trò | Số lượng |
|---|---|
| Project Manager | 1 |
| Business Analyst | 1 |
| Lark Solutions Architect | 1 |
| QA Engineer | 1 |
6. Kết quả thực tế & Kêu gọi hành động (Results & CTA)
Sự hợp tác giữa HILAB và Nha Khoa Peace Dentistry đã tối ưu hóa hiệu quả vận hành rõ rệt:
| Chỉ số so sánh | Trước khi chuyển đổi số | Sau khi chuyển đổi số Lark |
|---|---|---|
| Giao việc liên bộ phận | Trao đổi thủ công qua Zalo, dễ trôi thông tin và trễ hẹn Ca. | Quy trình hóa 100% trên Lark Base, thông báo tự động, không trễ hẹn. |
| Thời gian chốt cơm ca | Hành chính mất 2 giờ mỗi ngày để tổng hợp và đối soát Excel. | Hệ thống tự động tổng hợp và gửi duyệt trong 5 phút, chính xác tuyệt đối. |
| Báo cáo và quản trị chuỗi | Báo cáo tuần chậm trễ, khó kiểm soát năng suất y bác sĩ. | Dashboard hiển thị dữ liệu trực quan thời gian thực cho toàn chuỗi. |
Sự minh bạch trong quản lý nhân sự và liên kết dữ liệu ca bệnh đã mang lại làn gió mới cho Peace Dentistry. Đây chính là điểm tựa vận hành vững chắc giúp hệ thống phòng khám duy trì y đức, nâng cao hiệu suất và tự tin nhân bản mô hình ra nhiều chi nhánh mới.
Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong quản lý chuỗi cơ sở và giao việc nội bộ? Hãy tham khảo Dịch vụ Phát triển Phần mềm hoặc giải pháp chuyên sâu về chuyển đổi số Lark của HILAB. Hãy liên hệ tư vấn HILAB ngay hôm nay để nhận giải pháp may đo phù hợp nhất.
Tìm hiểu thêm các dự án của HILAB: Dịch vụ Trí tuệ nhân tạo (AI Services) | Xem tất cả Case Study | Facebook page HILAB