Làm thế nào để một hệ thống nha khoa điều hành đồng bộ cả 6 chi nhánh lớn mà không bị thất lạc hồ sơ bệnh nhân? Dự án chuyển đổi số Lark được HILAB trực tiếp triển khai cho Nha Khoa Thùy Anh đã giải quyết triệt để bài toán này. Giải pháp giúp tự động hóa luồng khách hàng từ các kênh quảng cáo về phòng khám.
Nha Khoa Thùy Anh là thương hiệu uy tín trong lĩnh vực điều trị và phục hình răng chuyên sâu. Với hàng chục nghìn lượt khám mỗi năm, việc quản trị dữ liệu thủ công đã trở thành rào cản lớn. Vì vậy, ban lãnh đạo đã chủ động số hóa toàn diện quy trình làm việc cùng HILAB.
1. Tổng quan dự án
Nha Khoa Thùy Anh sở hữu đội ngũ bác sĩ chuyên môn cao tại Hà Nội và các tỉnh lân cận. Quy mô nhân sự toàn hệ thống bao gồm hơn 100 y bác sĩ, điều dưỡng và bộ phận chăm sóc khách hàng.
HILAB đã thực hiện tư vấn và cấu hình hệ thống trong thời gian 2 tháng. Chúng tôi tập trung xây dựng cơ sở dữ liệu bệnh nhân và tối ưu hóa luồng tương tác. Nhờ đó, thông tin lịch hẹn được kết nối đồng bộ giữa các chi nhánh.
2. Thực trạng & Nỗi đau vận hành
Trước khi chuyển đổi số, Nha Khoa Thùy Anh gặp nhiều điểm nghẽn do hệ thống dữ liệu bị phân mảnh. Các phòng ban chủ yếu trao đổi thông tin qua ứng dụng Zalo.
Cụ thể, hệ thống đối mặt với các điểm đau lớn sau:
- Dữ liệu khách hàng quảng cáo bị chậm trễ: Leads từ Facebook Ads phải nhập thủ công sang Excel. Do đó, nhân viên tư vấn thường liên hệ muộn, dẫn đến tỷ lệ hủy hẹn cao.
- Thông tin bệnh nhân bị chia cắt: Mỗi chi nhánh lưu trữ hồ sơ trên các file Sheets riêng biệt. Vì thế, các bác sĩ khó nắm bắt lịch sử điều trị của bệnh nhân khi họ chuyển phòng khám.
- Khó giám sát ca trực của nhân viên: Quy trình chấm công và tính lương cho đội ngũ y bác sĩ cồng kềnh. Điều này gây tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót cuối tháng.
Tóm lại, nguyên nhân gốc rễ là sự tồn tại của các ốc đảo thông tin giữa các chi nhánh. Doanh nghiệp thiếu một giải pháp số để liên kết dữ liệu theo thời gian thực.
3. Giải pháp từ HILAB
HILAB đã đồng hành để xây dựng một không gian cộng tác số tập trung trên Lark Suite. Giải pháp này giúp thay thế toàn bộ quy trình giấy tờ thủ công bằng tự động hóa.
Hệ thống tích hợp 3 phân hệ liên thông gồm: MiniCRM trên Lark Base, Đồng bộ tự động leads Ads, và Quản lý ca trực thông minh. Qua đó, ban lãnh đạo có thể theo dõi sát sao tình hình kinh doanh thông qua Dashboard trực quan.
4. Chi tiết triển khai & Giải quyết điểm nghẽn
HILAB đã thiết lập các tính năng may đo trên Lark Suite nhằm tối ưu hóa hoạt động của phòng khám:
- Đồng bộ Leads Ads tự động: Kết nối API để đẩy dữ liệu khách hàng từ quảng cáo về Lark Base CRM. Nhờ đó, nhân viên tư vấn nhận thông tin và gọi điện hỗ trợ chỉ trong dưới 5 phút.
- Hồ sơ bệnh nhân tập trung: Số hóa 100% bệnh án và lịch hẹn điều trị trên Lark Base. Bác sĩ ở bất kỳ chi nhánh nào cũng có thể tra cứu thông tin chính xác.
- Số hóa quy trình HRM: Quản lý lịch trực ca và chấm công bằng định vị GPS của Lark. Vì thế, bảng tính lương được xuất tự động, giảm 90% thời gian xử lý thủ công.
Sự thay đổi này mang lại một môi trường làm việc số minh bạch. Toàn bộ đội ngũ y bác sĩ có thể dễ dàng phối hợp công việc qua điện thoại.
5. Nền tảng công nghệ & Đội ngũ triển khai
| Layer | Công nghệ áp dụng |
|---|---|
| Platform | Lark Suite |
| Database & Sheets | Lark Base |
| Workflow & Automation | Lark Flow, Lark Approval |
| Visualization | Lark Dashboard |
- Đội ngũ triển khai dự án: 1 PM · 1 BA · 1 Lark Solutions Architect · 1 QA Engineer.
6. Kết quả thực tế & Kêu gọi hành động
Dự án đã mang lại kết quả vượt mong đợi cho doanh nghiệp.
| Chỉ số so sánh | Trước khi chuyển đổi số | Sau khi chuyển đổi số Lark |
|---|---|---|
| Thời gian phản hồi khách hàng Ads | Trung bình từ 30 phút – 1 tiếng (nhập tay dữ liệu). | Thông tin đổ về tức thì, phản hồi trong dưới 5 phút. |
| Đồng bộ dữ liệu khách hàng | Phân tán trên 10+ file Excel, dễ sai sót lịch hẹn. | Lưu trữ tập trung 100% trên Lark Base, cập nhật lịch hẹn tự động. |
| Thời gian họp và báo cáo | Mất 2-3 ngày tổng hợp số liệu thủ công từ các chi nhánh. | Dashboard tự động cập nhật số liệu theo thời gian thực. |
Bằng việc số hóa toàn bộ quy trình phối hợp nội bộ, Nha khoa Thùy Anh đã thiết lập một tiêu chuẩn mới về sự chuyên nghiệp và tốc độ phục vụ. Bệnh nhân luôn nhận được sự chăm sóc tận tâm nhờ dữ liệu lâm sàng và lịch hẹn được đồng bộ mượt mà.
Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong quản lý đa chi nhánh? Hãy tham khảo Dịch vụ Phát triển Phần mềm (Software Development Services) hoặc giải pháp chuyển đổi số Lark của HILAB. Bên cạnh đó, chúng tôi cung cấp các giải pháp tự động hóa như Markee AI và HiChat. Hãy liên hệ tư vấn HILAB ngay hôm nay để nhận giải pháp tối ưu nhất.
Tìm hiểu thêm các dự án của HILAB: Dịch vụ Trí tuệ nhân tạo (AI Services) | Xem tất cả Case Study | Facebook page HILAB