Logistics xuyên biên giới luôn đi kèm với khối lượng chứng từ và dữ liệu vận chuyển khổng lồ. Nhận thấy điểm yếu này, HILAB đã triển khai dự án chuyển đổi số Lark cho Việt Trung Logistics. Giải pháp giúp tự động hóa khâu xử lý đơn hàng và đồng bộ thông tin kho bãi thời gian thực.
Việt Trung Logistics là một trong những doanh nghiệp vận tải và logistics uy tín hàng đầu chuyên tuyến Việt – Trung. Họ sở hữu hệ thống văn phòng tại Hà Nội, Đà Nẵng, TP.HCM và hệ thống kho bãi rộng lớn tại Quảng Châu. Dự án hợp tác cùng HILAB triển khai giải pháp chuyển đổi số quy trình vận hành trong 2 tháng theo mô hình trọn gói.
1. Tổng quan dự án (Project Overview)
Việt Trung Logistics là thương hiệu vận tải hàng đầu chuyên cung cấp dịch vụ logistics chuyên tuyến Việt Nam – Trung Quốc. Hệ thống hiện sở hữu chuỗi văn phòng đại diện tại Hà Nội, Đà Nẵng, và TP. Hồ Chí Minh cùng kho bãi rộng lớn tại Quảng Châu. Quy mô nhân sự toàn hệ thống bao gồm hơn 80 nhân viên văn phòng và đội ngũ tài xế vận tải.
Dự án hợp tác chuyển đổi số kéo dài 2 tháng. HILAB đã đồng hành thiết kế lại toàn bộ quy trình logistics trên nền tảng Lark Suite. Mục tiêu chính là loại bỏ tình trạng thất lạc chứng từ giữa kho Việt Nam và kho Trung Quốc.
2. Thực trạng & Nỗi đau vận hành (Pain Points & Bottlenecks)
Trước khi bắt tay cùng HILAB, Việt Trung Logistics quản lý mọi hoạt động hoàn toàn bằng phương pháp thủ công. Ban quản lý sử dụng các file Excel riêng lẻ và các nhóm chat Zalo để giao việc. Cách làm cũ tạo ra các ốc đảo thông tin và gây nhiều phiền toái.
Cụ thể, doanh nghiệp phải đối mặt với ba điểm nghẽn lớn:
- Thất thoát cơ hội kinh doanh: Các yêu cầu báo giá và cơ hội bán hàng từ nhiều kênh đổ về không được phân loại và theo dõi đồng bộ. Nhân viên Sale quản lý thủ công dẫn đến việc bỏ sót hoặc phản hồi chậm trễ cho khách hàng.
- Dữ liệu rời rạc và không đồng bộ: Thông tin khách hàng, lịch trình xe chạy và dữ liệu tài chính bị chia cắt. Ban quản lý mất nhiều thời gian để tổng hợp báo cáo và dễ xảy ra sai lệch thông tin giữa các chi nhánh Việt – Trung.
- Quy trình tính lương và chấm công cồng kềnh: Hệ thống nhân sự có hàng chục nhân viên văn phòng và đội ngũ tài xế chạy ca. Việc chấm công và tính lương hàng tháng được thực hiện hoàn toàn thủ công, gây tốn kém thời gian và dễ xảy ra nhầm lẫn, thiếu minh bạch.
Nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề trên là do hệ thống dữ liệu rời rạc. Doanh nghiệp thiếu một nền tảng quản trị hợp nhất để liên kết thông tin.
3. Giải pháp từ HILAB (HILAB’s Solution Approach)
HILAB đề xuất thay thế toàn bộ quy trình thủ công bằng một giải pháp quản lý tập trung xây dựng trên Lark Suite. Không tốn chi phí phát triển từ đầu, chúng tôi tận dụng tối đa khả năng tùy biến linh hoạt của nền tảng này.
Hệ thống quản trị mới tích hợp 3 phân hệ cốt lõi: Quản lý cơ hội kinh doanh (Lark Base), Tự động hóa thông báo nhắc nhở nội bộ (Lark Flow), và Tự động hóa chấm công & tính lương (Lark Approval & Base). Tất cả dữ liệu vận hành được cập nhật tức thời về Dashboard trung tâm giúp ban lãnh đạo theo dõi sát sao từ xa.
4. Chi tiết triển khai & Giải quyết điểm nghẽn (Execution & Key Features)
Chúng tôi đã cấu hình và tối ưu hóa các tính năng trên Lark để giải quyết triệt để từng điểm đau của Việt Trung Logistics:
- Tự động hóa quản lý cơ hội kinh doanh: Toàn bộ thông tin khách hàng tiềm năng và nhu cầu vận chuyển được số hóa tập trung. Hệ thống tự động phân chia cơ hội cho nhân viên Sale theo dõi và cảnh báo trạng thái chăm sóc trên Lark Base.
- Tự động hóa thông báo & nhắc nhở: Cấu hình Lark Flow gửi thông báo tức thời đến các nhóm liên quan khi có đơn hàng mới hoặc lịch trình xe thay đổi. Quy trình phối hợp giữa kho Việt Nam và kho Trung Quốc diễn ra mượt mà, không còn độ trễ.
- Tự động hóa chấm công & tính lương: Xây dựng quy trình chấm công định vị GPS và phê duyệt bảng lương tự động trên Lark. Bảng lương và hoa hồng chuyến đi được tính toán tức thì, giảm 90% thời gian nhập liệu thủ công của bộ phận kế toán.
Hệ thống mới mang lại trải nghiệm mượt mà cho cả nhân viên lẫn tài xế. Nhân sự các chi nhánh dễ dàng cập nhật trạng thái đơn hàng và thực hiện chấm công trên app di động Lark.
5. Nền tảng công nghệ & Đội ngũ (Tech Stack & Team)
Hệ thống vận hành của Việt Trung Logistics được phát triển và tối ưu trên nền tảng hiện đại:
| Layer | Công nghệ áp dụng |
|---|---|
| Platform | Lark Suite |
| Database & Sheets | Lark Base |
| Workflow & Automation | Lark Flow, Lark Approval |
| Visualization | Lark Dashboard |
| App type | Responsive Mobile & Desktop App |
| Vai trò | Số lượng |
|---|---|
| Project Manager | 1 |
| Business Analyst | 1 |
| Lark Solutions Architect | 1 |
| QA Engineer | 1 |
6. Kết quả thực tế & Kêu gọi hành động (Results & CTA)
Sự hợp tác giữa HILAB và Việt Trung Logistics đã tạo ra bước ngoặt lớn về hiệu suất vận hành:
| Chỉ số so sánh | Trước khi chuyển đổi số | Sau khi chuyển đổi số Lark |
|---|---|---|
| Quản lý cơ hội kinh doanh | Quản lý thủ công qua chat/Excel, tỷ lệ bỏ sót cơ hội lên đến 15%. | 100% cơ hội kinh doanh được số hóa tập trung trên Lark Base, không bị bỏ sót. |
| Thông tin liên lạc Việt – Trung | Gọi điện, nhắn tin thủ công qua Zalo/WeChat, dễ nhầm lẫn thông tin hàng hóa. | Thông báo tự động qua Lark Flow, dữ liệu kho bãi đồng bộ thời gian thực. |
| Chấm công & Tính lương | Kế toán mất 4 ngày mỗi tháng để thu thập bảng công và tính lương thủ công. | Bảng lương tự động xuất ra trong 10 phút, đảm bảo chính xác và minh bạch. |
Sự thông suốt thông tin giữa các văn phòng Việt Nam và kho bãi Quảng Châu chính là chìa khóa giúp Việt Trung Logistics nâng cao năng lực cạnh tranh. Hệ thống vận hành số này tạo bệ phóng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chuỗi cung ứng và đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hóa xuyên biên giới.
Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong quản lý vận hành và muốn tối ưu hóa nguồn lực? Hãy tham khảo Dịch vụ Phát triển Phần mềm hoặc giải pháp chuyên sâu về chuyển đổi số Lark của HILAB. Hãy liên hệ tư vấn HILAB ngay hôm nay để nhận lộ trình số hóa tối ưu nhất.
Tìm hiểu thêm các dự án của HILAB: Dịch vụ Trí tuệ nhân tạo (AI Services) | Xem tất cả Case Study | Facebook page HILAB